行政助理——办公室最有影响力的人

源济

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便是走到了生命的尽头，蒂安德拉•加拉尔萨(D'Andra Galarza)也知道她在弥留之际肯定忘不了她的上司：NBC环球(NBCUniversal Inc.)的一位总裁。

Philip Montgomery for The Wall Street Journal

蒂安德拉•加拉尔萨是NBC环球一位总裁的行政助理，她常年加班，但她说大家都知道她无所不知。

加拉尔萨在爱德华•斯温德勒(Edward Swindler)手下当了十年的行政助理，她常常早上4点起床以确保老板能赶上早班的飞机，并在办公桌里塞满他爱吃的零食——牡蛎苏打饼、薄荷味的Life Savers硬糖、还有蜂蜜燕麦圈——加拉尔萨说，她极其明确上司的需求应置于首位。

她说：你就像是童星们的那些经纪人老妈一样，非常卖命地干活来保证你的上司能顺利工作，表现出色。

尽管这些在大公司里专门负责制定日程、看管事务和照顾起居的员工很少出现在台前，但是他们的存在对公司高管们的生活却有着深远的意义。从订购商务机票、购买周年纪念礼物、照顾宠物，到参与高层会议以及决定谁能/不能会见他们的上司，这些人事无巨细无不负责。这种活往往吃力不讨好，还常以牺牲业余生活为代价，但这些人对公司的最高层发挥着微妙而不可小觑的作用。

但这些助理们的职业道路并不明晰，而且他们的未来与上司的未来通常联系在一起。如果上司被开除，助理要么一同走人，要么转而为一个更低层的职员工作。然而，尽管办公自动化包揽下许多的行政工作，助理们仍凭藉他们出色的业务能力而存在于职场中，并被上司视为非平起平坐的事业伙伴来对待。

现在一个新的社交团体正力图为行政助理博得更多的重视，该组织带领这些上司的得力助手们举办夜店派对，一起做SPA疗养，并举行“每个领导的背后”(Behind Every Leader)的系列会议（下个月将在新泽西州纽瓦克举行）。会议内容包括组织行政助理们一起练习瑜伽做冥想，以及请一位老板讲述他的助理在飓风桑迪(Sandy)席卷之后拯救公司于危难的故事。

Ed Baker

马克•扎克伯格和安尼卡•弗拉戈特

28岁的维多利亚•雷宾(Victoria Rabin)是行政助理组织(Executive Assistants Organization, 简称EAO)的创始人，她也曾在伦敦的一家对冲基金公司担任助理，她说干那份活应该得到特别的褒奖，因为助理是一份常人无法胜任的工作，其艰苦难以想像。

该团体于2012年在旧金山成立，团体内约1,000名成员中，大多数每年会支付500美元到1500美元来参与活动和在线研讨会，以及聘请一位个人导师，导师费用最高。

雷宾认为，行政助理之间应当多交流下感情，因为少有他人能体会到这份工作的艰辛：一会儿要在一个千里之外的城市租到车，一会儿又要想办法帮老板处理婚外情。类似已有71年的国际行政专业协会(International Association of Administrative Professionals)这样的组织，长期以来一直帮助行政助理寻求教育和交流机会，但一些行政助理更偏爱行政助理组织的氛围，觉得这个目前全部由女性组成的团体更新鲜，更“令人兴奋”。

安尼卡•弗拉戈特(Anikka Fragodt)被视作行政助理界的明星。直到今年3月份，她还是马克•扎克伯格(Mark Zuckerberg)的得力女助手。无论是在48小时内准备好350人的古罗马长袍派对，还是扎克伯格与普莉希拉•陈(Priscilla Chan)在2012年举行的秘密婚礼，七年多来，一切都由她来安排。（她说，只有四个人预先知道了这场婚礼，而第四个人是陈的助理。）

弗拉戈特也将自己视作扎克伯格的生意伙伴，例如辅佐他为会议做好准备工作，并听取其他职员的汇报以确保他们正确理解扎克伯格的意思。她还有一件她老板签名图案的帽衫，并称自己对他的需要了如指掌。

弗拉戈特说，我的工作并不像电视剧《广告狂人》(Mad Men)里的秘书那样，穿着好看的裙子煮咖啡，只做秘书份内的活儿。我会代表高层出席会议，并且我们有着更强的伙伴关系。 

扎克伯格还在一封邮件中补充道：安尼卡在Facebook还不到100名员工的时候就进入了公司，并一直辅佐Facebook朝着正确的方向运行。她让我的CEO工作做得更好。

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Michelle DiGiacomo

如今44岁的弗拉戈特在Facebook的最后一年收入135,000美元加30%的奖金，并得到了一份足以让她“继续过好日子”的股票奖励。在过去的几个月里，她一直忙于志愿者和兼职工作，并思考下一步的职业走向。

弗拉戈特将在纽瓦克的“每个领导的背后”会议中发表讲话，她建议如今的行政助理们丢掉顾虑，努力让自己得到重视。

从事猎头及培训的邓肯集团(Duncan Group)总裁梅尔巴•邓肯(Melba Duncan)对高级行政助理的开价在75,000美元到175,000美元之间。她说，上司们希望手下的助理熟悉全球事件和经济形势，能够帮助制定重大决策。这就需要竞职人选具有类似MBA或法学的研究生学历。

邓肯补充道，出色的行政助理应当倾注于所从事的业务，她本人曾在上世纪70、80年代之间为雷曼兄弟公司(Lehman Brothers, Inc.)的彼得•彼得森(Peter Peterson)担任了10年的助理。如果彼得森早上拿着本书走进办公室，当天晚上她就会给自己也买一本，她说，这倒不是为了跟他讨论这本书的内容。

而在那些把电邮、银行帐户甚至自家安保密码都告诉助理的高管们看来，只有相互的信任和不断的沟通，这种伙伴关系才能高效运转。

Trey Scarpa

Trey Scarpa

百特(Baxter International Inc.)前CEO哈里•克雷默(Harry Kraemer)如今是西北大学凯洛格管理学院(Northwestern’s Kellogg School of Management)的教授。他说，他的助理12年来一直会把公司里发生的事情告诉他，鼓励他多与员工进行交流，于是，克雷默开始给全公司发邮件，跟员工分享自己的生活故事，并在圣诞节穿上圣诞老人的衣服参加大家的聚会。

约翰•马纳克(John Manuck)是美国Techmer PM制造公司的首席执行长，他说，在应当与谁尽快会面，而谁可推后这个问题上，他全然依赖助理妮科尔•布兰尼克(Nicole Brannick)来做决定。布兰尼克即会第一时间了解到类似收购这样的重要信息，也会在马纳克出差时帮他做照顾猫一类的家事。 

助理会因老板高高在上的地位而得到不少的尊重。NBC的加拉尔萨说，曾经有个高管想向她打听她上司参加的一个秘密会议，她说：大家都知道我无所不知。

她补充道，这就好像助理行业的一个潜规则，大家都因为我的老板而额外地敬重我。而如果我的上司只是一个副总裁，就不会是这样了。

Rachel Feintzeig