在线工具帮助员工通力合作

源济

Terri Griffith

多

年来，诸多机构都安装了强大的工作软件以促进雇员间的合作。但在大多数公司中这些软件都处于被弃置不用的境地。

问题在于：绝大多数情况下，这些软件都很难解决实际工作中的问题。

而现在，几款网络应用程序采取了一种与众不同、更加独到的解决方案。这些应用致力于让团队中的单个成员更便捷地调动同事及其他可能的合作伙伴来一起解决特定的工作问题，而无需顾虑过多。

以下介绍的三款工具克服了其他软件所面临的员工不爱使的问题。每个工具侧重于发挥个体从与同事的合作中所得到的强大力量。

借助熟悉的操作界面

任何协作工具都要面临的第一个挑战是要让人们真正使用它。由Wrike Inc.开发的Wrike是一款线上项目管理应用程序。借助人们惯常使用的工具——电子邮箱的效力，这款应用能更方便地督促公司内外的全体员工及时地共享资料，上报各自工作进展。

团队成员可通过其日常使用的工作邮箱发送进度报告，了解最新情况，而所有的信息都被自动汇集到一个强大的在线项目介面中。项目主管以及其他成员可在线监控项目状态，下达、接受任务，共享文件，还能彼此发送消息。换句话说，成员可以借助该工具的协作功能实现效益最大化。

同事协作修改文档

虽然广泛的共享颇具价值，但有时需要请同事帮忙修改、添加或核查一份机密文件中的部分内容。在这种情况下，所能做的通常只有剪切和粘贴。

而由Smartsheet.com Inc.开发的在线项目管理应用Smartsheet，则让员工就文档部分内容进行合作成为可能。借助这项应用，团队成员可以生成一个Smartsheet文档，既可以让他人看到文档的全部内容，又可以只是特定的几行字（或附有相关资料和讨论纪录）。可见范围内的任何改动都会传入主文档中，因而省去了先前用邮箱发送剪切、粘贴好的部分段落再修改原稿件的繁琐步骤。

遵守承诺

即便是最强大的协作工具也不能保证团队成员能按照要求完成指定工作。而据调查，4Spires Inc.开发的CommitKeeper是确保员工按要求完成任务的最佳解决方案。这个软件的目的就是使工作伙伴就谁在多长时间内完成一项任务进行直接有效的沟通。

举例说明，一个销售主管可以使用CommitKeeper告知一位分析师在周五下午5点前上交一份销售预测。这个分析师将收到一封带有醒目“回覆”按钮的电子邮件，点击这个按钮就可进入CommitKeeper介面，在这里，这位分析师可以接受、拒绝这份任务，也可以商量能否改在下周一早上10点上交。

通过直白坦率的沟通，并让员工有商榷的余地，这个工具让员工按照承诺完成任务变得更具可能。

（Griffith博士是美国加州 克拉拉大学(Santa Clara University)利维商学院(Leavey School of Business)的教授。）