必读干货丨Excel 玩不转，职场终生当菜鸟

源济

必读干货丨Excel 玩不转，职场终生当菜鸟 

2017-07-24 点击关注 知乎日报

题图来源：pexels

Excel 有哪些可能需要熟练掌握而很多人不会的技能？

知友：罗翔（50000+ 赞）知乎编辑推荐

以下纯干货，务必好好消化~

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排版篇

1. 给他人发送 excel 前，请尽量将光标定位在需要他人首先阅览的位置，例如 Home 位置（A1），例如结论 sheet，长表尽量将位置定位到最顶端

2. 有必要的时候请冻结首行；没必要但可追究的内容，可以隐藏处理

3. 行标题、列标题加粗，适当处理文字颜色、填充颜色，利人利己

4. 占用空间比较小的表格，可以放置在左上角，但留空 A 列和 1 行，并给表格加上合适的框线，观感很不错哦~

5. 同类型数据的行高、列宽、字体、字号，求你尽量一致，非要逼死强迫症吗！ 

6. 定义好比较标准的格式，例如百分比预留几位小数，手机号的列宽设置足够，时间显示尽量本土化...

7. 不要设置其他电脑没有的字体，除非这个表格就在这一台电脑使用...

8. 参考一些官方的模板，例如微软 Office 官方在线模板网站，再例如 Mac 端 excel 打开就显示的各种模板，很多清单或者规划类的 excel 我都直接用这里面的，不需要重新设计

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操作篇

Alt+Enter 在表格内换行；

Ctrl+Shift+上/下，选择该列所有数据，当然加上左右可选择多列；

Ctrl+上/下，跳至表格最下方；

Ctrl+C/V，不仅仅复制表格内容，也可以复制格式和公式；

Ctrl+D/R，复制上行数据/左列数据；

还有个很好用的单元格格式转换，推荐大家用熟

（有点不清晰...当初偷懒直接把图片截到印象笔记的...）

Ctrl+F/H 的查找、替换，点击「选项」，可以替换某种格式等等，另一片天地有木有！

F4，对，你没看错，就是 F4！重复上一步操作，比如，插入行、设置格式等等频繁的操作，F4 简直逆天！

’（分号后面那个） 比如输入网址的时候，一般输入完会自动变为超链接，在网址前输入’就解决咯~

复制，选择性粘贴里面有几个非常好用的——仅值，转置（个人推荐用 transpose 公式）

公式里面切换绝对引用，直接点选目标，按 F4 轮流切换，例如 A1，$A$1，$A1，A$1；

快速填充能取代大部分有简单规律的分列、抽取、合并的工作。

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公式篇

1. if、countif、sumif、countifs、sumifs，这几个一起学，用于条件计数、条件求和

2. max、min、large，这几个一起，用于简单的数据分析

3. rand、randbetween，这俩一起，用于生成随机数，也可以用于生成随机密码（用 rand 配合 char 可生成中英文大小写随机的）

4. 定位类型的函数：MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT 一起学吧，简单但异常实用

5. 四舍五入个人偏好用 round 函数，举个简单例子，一列数据，2.04、2.03 并求和，显示保留 1 位小数，你会在界面上看到 2.0、2.0，求和却是 4.1，表格打印出来会比较让人难理解

6. subtotal：用于对过滤后的数据进行汇总分析

7. sumproduct：返回一个区域的乘积之和，不用 A1*B1 之后再下拉再求和

8. Vlookup 函数，这个不多说了，神器；另外推荐 lookup 函数： LOOKUP(1,0/(条件),查找数组或区域)

9. offset 函数，常用于配合其他函数使用，例如想将 10*20 的表中的每行复制成 3 行按原顺序变成 30 行：=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),COLUMN(A1)-1,1,1) 下拉，由于不用到列，所以等同于=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),0)，我当初是这么做笔记的：=（A1，向下偏移（向下取整（行数-1）/3），向右偏移0）

10. text，例如 19880110  text（A1，"0-00-00")，转为 1988-01-10，用法很多

11. weekday，让你做时间计划表什么的时候，把日期转为“星期 X”

12. column（目标单元格），返回目标单元格所在列数，有时候真的很好用...

13. transpose（目标区域），神奇的转置，把行变成列，把列变成行...

14. &，可在目标单元格后面增加某些字符，偶尔用（我这种强迫患者用的是 concatenate 公式，我特么有病！）

15. 数组，虽然复杂，但是有的公式配上数组简直爽爆

16. 多百度，例如曾经碰到一个难题，把 X 分 X 秒，转为 X 秒，例如 172 分 52 秒，百度半天得到的公式：=IF( IFERROR( FIND( "分", $E2 ), 0) > 0, LEFT( $E2, FIND( "分", $E2 ) - 1 ) * 60 + IFERROR( MID( $E2, FIND( "分",$E2 ) + 1, FIND( "秒", $E2 ) - FIND( "分", $E2 ) - 1 ), 0 ), LEFT( $E2, FIND( "秒", $E2 ) - 1 ) * 1 ） 度娘很厉害的（评论里面直接用=TEXT(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE("00:"&A1,"秒",""),"分",":"),"[s]")，把文本转为时分秒的标准格式再转秒，确实是更好的方法）

4

图表篇

不同的场景请用不同的图，转个非常精髓的图：

数据透视表、数据透析图，嗯嗯，推荐的人太多了…

图标设计——布局，灵活运用好多类型数据时的「次坐标轴」

选择数据——右键——更改图标类型，灵活在一张表上结合起来柱状图和折线图

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技巧篇

1. 数据——分列，将列内的数据拆分成多列，比如“XXX 省 XXX 市”，拆成省、市两列，“XX 小时 XX 分钟”拆成时、分两列，可以按照宽度、文本、标点等作为界定进行拆分，非常多的场景会使用到，请优先学会。

2. 如果你不是靠 excel 吃饭，请不用那么 geek，而是学会 excel 的逻辑——配合简单的公式、排序、替换、if 等全局操作能得出的结果，不一定非要用一个长公式然后下拉，举例：

如何将无规律的一列上下翻转？

创建一列，标上1、2、3……，下拉，以该列为主排序，改升序为降序，扩展目标列，得到结果，之后可以删掉创建的辅助排序列。

如何将目标区域的每一行数据下面插入一条空行？

创建一列，标上1、2、3……，下拉，下面空白行标上1.5、2.5、3.5……下拉，同理排序~Tada~

3. 条件格式——突出显示单元格规则，里面的「重复值」，在实时录入和检查标记时很实用

4. 在条件允许的情况下，升级到 office 2013 吧，excel 2013 比 2010 好到爆啊！比如新增的 sumifs、averageifs 等多条件 if，比如选择一个区域，右下角小标「快速分析」自动生成数据条、色阶、柱形图、汇总图、透视表、折线图等等啊，秒中出啊有木有！

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插件篇

1. Power Map：在线地图+在线演示+制作视频，随便来个中国壕热力图

当然，也有柱状图：

默认配色就很不错，而且演示的时候点击时会直接按你点击的类型帮你显示对应的数据（例如上面的堆积柱状图）

2. Power Query：这个用法很多，我主要用于以下两点：

在线 Web 抓取：不需要学会某个编程语言也能爬虫+分析一些简单数据，随便举个例子输入新浪股票的网址，它自动帮忙抓取到 N 个表，我随便打开一个：

连接数据库：不需要学会 SQL 语法也能查询+分析数据库内的数据，这个就不方便截图了。

打比方说，常见的 select * from ... where xxx = xxx and xxx>xxx group by xxx这种 sql 语法查询的内容，可以在 Power Query 中直接通过点击、筛选等操作就列出来

3. 各种 excel 工具箱，这个不多介绍了，不常用，也就不打广告了，但是挺适合部分长期使用 excel 的职场人士使用

4. SmartArt 也是一大神器，我终于不用在 Ai 或者 PPT 上作图再粘过来了...

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数据可视化篇

常见的数据可视化工具不再赘述，在知乎里面一搜一大把，我的经验不算多，但是单独加这个分类是想强调数据可视化的重要性，以及我对数据可视化的理解，希望大家结合下面的内容再去看其它答案的数据可视化工具：

1. 要「正确」地理解数据可视化，一切不以帮助理解数据为目的的可视化都是耍流氓，例如

• 倒腾半天用各种花哨工具做出来的酷炫效果（也包括一些可视化工具的网站），砸 UI 饭碗

• 本来需要输出的是给其它部门的数据报表，自以为是地加上可视化，请做好本职工作

• 桑基图、箱线图、雷达图用的很溜，但实际 Boss 只想用看（或者只会看）熟悉的柱状图、折线图、饼图

2. 我认为的『正确』的数据可视化是：

• 易理解的。选择正确的表达形式，适合用柱状图就别用散点图，也别用那些受众人群不好理解的特殊用图

• 可维护的。改了一点数据或者下次有类似报表再做不要花重复的时间再来一次

• 有标准的。在同一工作范畴内选择尽量标准一致性的数据可视化效果，坐标、图例、筛选尽量统一，所以也不推荐一个报告用到多种可视化工具

3. 一些个人技巧

• 个人分析使用 excel 自带透视图，后台用的 inspinia 模板 + echarts (另外补充，echarts-x 很好用但很多人不知道)，写报告用图说，商业数据分析用 Tableau，另外觉得 GA 和 umeng 的可视化做的不错可以学习借鉴

• 有时候看到数据维度多的时候，觉得用什么图都不合适，我会先看 echart 图例再往回看适用具体哪种

• 思维不要固化在柱状图、折线图、饼图，多看多学才能横向拓宽自己的知识面

• 大部分后台需求是可以用图来表达的，密密麻麻的数据表格会让人无法第一时间抓到重点，不要吝啬开发的时间

• 补充上条，为了数据表格能随时导出，在可视化表达之后，也考虑是否要把表格补充进来，这点我觉得 umeng 做的真的很好

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其它篇

1. 不会写宏没关系，要懂得怎么使用别人的宏（自行百度“excel 宏大全”吧~），怎么保存 xlsm ，怎么录制宏。当你把机械化的一套操作通过录制宏实现，并用 xlsm 配合 auto_open 自动操作，眼看表格自动化操作，在两秒内给你返回原来每天固定要做十几分钟的数据分析结果时，那个鸡皮疙瘩...

2. 有时间推荐泡泡 excel 的论坛，excelhome 什么的，神人太多了....

3. excel 满足不了你，又懂编程，想秀逼格的，请右转百度 SPSS