怎样写一封得体的英文电子邮件？

源济

怎样写一封得体的英文电子邮件？

怎样写一封得体的电子邮件？

作者 / Doktor Helios

算起来从本科毕设开始到博士毕业，混迹学术圈也有 8 年了，感觉国内大家一般对邮件礼仪都不太重视。当大家开始有出国，陶瓷教授，去外企工作等等的需求，一封得体的邮件，能大大增加回复的概率，写的乱七八糟不知所云看的生气的，要是谁看到，一般大家也懒得回复。

读博，出国，外企工作的同学都可以参考。废话不多说，直接上干货！

得体的邮箱选择 & 邮箱命名规则

之前的回答已经非常详细了，戳这里：

什么样的邮箱名才是最主流，最正式的？

英文邮件抄送和密送的礼仪：

正规来说，一般邮件如果涉及到多人，在沟通中需要把直接沟通对象放在收件人一栏，然后相关人放在 cc 一栏里。在后面的沟通中，回复的时候仍然要 cc 给大家，keep everyone on the same page 很重要。

案例：比如申请时，写给大教授的邮件，有的时候网站会说请先联系秘书，这样有需要可以抄送给秘书一份。或者跟秘书沟通一些需要教授确认的信息时，抄送给教授一份。

英文邮件标题：

这是最容易被忽略的，很多人发的邮件忘记标题，整个一个大无语给到懵逼收件人。好的标题应该写清楚邮件内容到底是什么，或者目的是什么。（法外狂徒张三又来角色扮演了！

询问有没有 PhD 职位开放:

"San Zhang | Inquiry of PhD position in Computer Science at ETH Zürich "

直接提交材料申请 PhD:

"San Zhang | Application for PhD position in Computer Science at ETH Zürich "

如果是有 open position 的，一般网页上会有个职位的 Reference Number，请放进来便于沟通：

"San Zhang | Ref. XXX | Application for PhD position in Computer Science at ETH Zürich "

只是简单问好：

"Greetings from XXX (Place where you are living)"

被录取或者单纯想感谢别人：

"Letter of Thankfulness for XXX (Reason)"

英文邮件称呼 / 抬头

这个非常的重要，没有人希望看到自己的名字被写错，性别搞错，称呼写错等等，大概率很多人看到诸如此类直接生气拉黑不回了。所以，重要邮件检查再检查，确认再确认。

第一次称呼教授 / 导师 / 博士

(一定要去官网确认是不是教授，或者博士，有的研究所老师不是教授，只有博士学位）：

Dear Prof. Michael Jackson （第一次沟通请写全名！）

Dear Dr. Michael Jackson （别人没有教授头衔别随便安）

第一次沟通错误示范：

Dear Mr. Michael Jackson （大误，如果有头衔就该称呼头衔）

Hi Michael （？你是谁啊，很熟吗？）

Hello, （Excuse me? ）

第一次称呼学术圈之外人：

Dear Mr. Michael Jackson （Okay, No problem）

Dear Mr. Jackson （也 okay)

称呼女性：（学术圈有头衔的统统 Dr./Prof.，非学术圈才有区分）

Dear Ms. Laura Jackson (不清楚婚姻状况的女性)

Dear Mrs. Laura Jackson (非常清楚是结婚的女性才用，不确定请用 Ms.)

Dear Miss. Laura Jackson（未婚女性，而且你非常确定的）

(对于分不清婚姻状况的，统统 Ms. 永远不会冒犯别人)

然后等对方给你回复，然后你就能注意到他的落款是什么，只是简单的 Mike，还是长版本的名字 Michael，还是全写版本的 Michael Jackson。然后再回复就很简单，看落款写的亲疏远近，直接：

Dear Mike,

Dear Michael,

Dear Prof. Jackson,

错误示范：

Dear Prof. Michael, （所有的头衔比如 Prof./Dr./Mr. 后面统统只能接全名，或者 Lastname，就是姓。比如你会叫法外狂徒张三：张三教授，张教授都可以，不会叫他三教授（阿西吧）。

特别熟悉之后，

Hi Mike,

Morning Mike,

Hello Mike,

Bonjour Mike,（法文）

Hallo Mike, （德文）

英文邮件正文

如果是读博申请，一般不宜过长，比较推荐三段论：

第一段：自我介绍，开场白，以及说明自己的来意，Motivation （不超过 3-4 句话），这是最基本的礼仪。

第二段：介绍自己的过往，和职位相关联的成就。

第三段：说明自己为什么（哪些能力）和这个 position 非常契合，然后 Looking forward to join 之类的话。

如果是工作往来，根据内容自拟，每段也不宜过长，推荐列出 bullet point，address each issue/questions。

另外很想提醒大家，一封邮件不要写好几件事，好几个主题，又不列出 Bullet Point，真的很难读。很多主题的事情，分类后，分开 2 封邮件发。

英文邮件落款

落款想要显得很专业，自然少不了得体的签名，这是很多人都会忽略的。邮件签名是一个展示自己专业度和其他方面的好机会，应该抓住。一般我会把落款直接放到签名里了。

对于不熟悉的而且你想要尊敬的人：Sincerely Yours, 或者 Sincerely, 都可以

对于熟悉的邮件往来好几次的人：Best Regards, 或者 All the best, 都可以

对于同事同学老师很熟悉的人：Bests, 或者 Cheers, 或者 Regards, 都可以

如果有双语邮件的同学，可以 使用 Viele Grüße | Best Regards, 这种形式，避免签名重复

一般邮件签名需写明白自己的 Affiliation（所属公司 / 大学)，专业背景，联系电话和邮件等等。如果有非娱乐性质的社交媒体，比如个人主页，LinkedIn，Google Scholar，可以作为链接放进去，增加个人曝光度。

这里放一个我自己的英文签名给大家做参考（私人信息已隐去），

推荐大家一个超级好看又好用的邮件签名生成器：

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